Quittance de loyer : modèle gratuit à télécharger (Word et PDF)

À quoi sert une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur reconnaît avoir reçu le loyer et les charges dus par son locataire pour une période donnée. Elle vaut preuve de paiement : le locataire qui la détient est réputé s'être acquitté des sommes qu'elle mentionne.

Elle sert aussi de justificatif de domicile et de justificatif de situation locative, deux pièces que le locataire est régulièrement amené à fournir — dossier de location suivant, demande d'aide au logement, démarches administratives.

Le bailleur est-il obligé de la délivrer ?

Oui, dès lors que le locataire la demande. L'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 impose au bailleur ou à son mandataire de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande.

Le même article interdit de facturer au locataire le moindre frais lié à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance. Aucun frais de dossier, d'édition ou d'envoi ne peut lui être réclamé à ce titre.

Que doit contenir la quittance ?

La loi impose une exigence de fond : la quittance porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges. Un montant global sans ventilation ne satisfait pas cette obligation.

En pratique, une quittance complète comporte :

• l'identité et l'adresse du bailleur (ou de son mandataire) ;
• l'identité du locataire et l'adresse du logement loué ;
• la période couverte par le paiement ;
• le loyer hors charges, la provision sur charges (ou le forfait de charges) et le total versé ;
• la date et le mode de paiement ;
• la date d'établissement, le lieu et la signature du bailleur.

Quittance ou avis d'échéance : ne pas confondre

L'avis d'échéance annonce une somme à payer : il est envoyé avant le règlement. La quittance constate un paiement déjà encaissé : elle n'est établie qu'après réception effective des fonds.

Émettre une quittance avant d'avoir été payé revient à reconnaître par écrit un paiement qui n'a pas eu lieu — et à se priver de la preuve du contraire en cas d'impayé.

Et si le locataire n'a payé qu'une partie ?

Dans ce cas, l'article 21 prévoit expressément que le bailleur délivre un reçu, et non une quittance. Le reçu mentionne le montant effectivement encaissé et laisse apparaître le solde restant dû.

Lorsque le locataire régularise ensuite l'intégralité de la période, la quittance délivrée annule les reçus précédemment établis pour cette même période.

Peut-on l'envoyer par e-mail ?

Oui, mais à une condition posée par la loi : la transmission dématérialisée n'est possible qu'avec l'accord exprès du locataire. Cet accord se recueille par écrit — une clause du bail, un avenant ou un simple e-mail de confirmation conservé.

À défaut d'accord exprès, la quittance se remet en main propre ou s'envoie par courrier simple. La lettre recommandée n'est pas exigée.

Combien de temps faut-il les conserver ?

Le bailleur a intérêt à conserver un double de chaque quittance émise pendant toute la durée du bail et au-delà, tant que des actions liées au contrat de location restent ouvertes. Côté locataire, la quittance est la seule preuve simple qu'il détient d'avoir payé.

Le modèle WEXEOR

Le modèle proposé ci-dessus est valable pour une location vide comme pour une location meublée à usage d'habitation principale. Il est fourni en deux formats : un fichier Word (.docx) modifiable et un fichier PDF prêt à imprimer.

Les zones à compléter sont surlignées : identité des parties, adresse du logement, période, montants, mode de paiement, lieu et date. Le reste du texte n'a pas à être modifié.